第一章 总则

第一条 为了规范曲阜师范大学孔子教育基金会档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，更好地为基金会各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《曲阜师范大学档案管理办法》等法规，结合我基金会实际制定本办法。

第二条 基金会档案管理工作的主要任务是：贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规；及时收集、整理和保管好基金会的档案材料，维护基金会档案材料的完整与安全。

第二章 管理体制

第三条  档案工作执行秘书长领导，副秘书长负责制度，配备固定档案管理人员，负责基金会档案的收集、整理、归档和移交工作，并将其列入岗位职责范围。

第四条  档案管理人员的职责为：

（一）档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规，履行档案管理工作职责。

（二）档案管理人员应努力学习档案业务知识，积极参加有关的档案业务学习培训。

（三）档案管理人员应定期做好基金会档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作，保证归档材料的完整齐全、及时准确，不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。

（四）对于涉密档案，档案管理人员应严格执行保密制度。

第三章  管理内容

第五条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录，是基金会工作的基础，是基金会工作查考和理论研究的依据。

第六条  归档范围：

（一）凡反映基金会本身及其业务活动、具有查考利用价值的文件资料（公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等）均属归档范围；

（二）基金会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料；业务主管单位和管理机关的批复、批示、复函等相关文件资料；

（三）基金会制定的规章制度、秘书处制定内部管理规定及所发文件；

（四）基金会理事会的相关文件资料（会议记录、会议纪要、决议决定等）；基金会召开、主办或参加的其他重要会议的相关文件资料（包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等）；

（五）接受捐赠和基金项目实施管理方面的重要文件材料（含合同、清单和联系函件等）；基金会业务活动中所形成的其他重要文件材料；

（六）基金会财务活动的有关记录、报告和履行财务手续的相关文件资料；

（七）基金会有效证照、证件、印章等；

（八）基金会办公电脑中与基金会有关的电子版资料、文件等；

（九）基金会获得的社会荣誉资料；

（十）其他有必要归档管理的资料，包括声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料，上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第四章  管理要求

第七条  基金会材料建档后，要随时整理归档，随时补充新的内容，以保证基金会档案的齐全完整，准确无误。

第八条  基金会归档案卷应遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。

第九条  建立基金会档案借阅制度，严格执行保密制度。

（一）本基金会人员因公查阅本基金会归档档案，需经过档案管理人员说明事由，方可查阅。若需借用档案须填写档案借阅单，并签字。借用完毕及时归还。

（二）非基金会工作人员如有需要利用档案，须经相关单位批准并经基金会主管领导同意方可查阅。

（三）档案材料一般只提供复印件，原则上不得外借，特殊情况外借须经基金会秘书长批准并备案。档案利用人应按时归还，严格遵守阅档制度，维护档案的完整和安全，不得遗失、污损、涂改、分拆和转借，注意安全保密，严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者，视情节轻重，上报依法处理。

第十条 档案保管措施

（一）购置专门的档案柜，保存档案，档案柜具有防火防盗功能。

（二）配置灭火器、防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备，并及时检查，如发现药物或设备失效要随时更换。

（三）每季度对档案保管的状况进行一次全面检查，如遇特殊情况要及时检查，并作记录，发现问题及时向领导汇报，采取有效措施，保护档案的安全。

第五章  附则

第十一条  本制度由曲阜师范大学孔子教育基金会负责解释。

第十二条  本制度自颁布之日起执行。