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曲阜师范大学孔子教育基金会档案管理规定

发布时间:2020-09-08文章来源: 浏览次数:

第一章 总则

第一条 为了规范曲阜师范大学孔子教育基金会档案工作,提高档案管理水平,有效保护和利用档案,更好地为基金会各项工作服务,根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法、《高等学校档案管理办法》、《曲阜师范大学档案管理办法》等法规,结合我基金会实际制定本办法。

第二条 基金会档案管理工作的主要任务是:贯彻执行党和国家有关档案工作的方针、政策、法规;及时收集、整理和保管好基金会的档案材料,维护基金会档案材料的完整与安全。

第二章 管理体制

第三条  档案工作执行秘书长领导,副秘书长负责制度,配备固定档案管理人员,负责基金会档案的收集、整理、归档和移交工作,并将其列入岗位职责范围。

第四条  档案管理人员的职责为:

(一)档案管理人员应认真贯彻执行党和国家有关档案管理的方针、政策、法规,履行档案管理工作职责。

(二)档案管理人员应努力学习档案业务知识,积极参加有关的档案业务学习培训。

(三)档案管理人员应定期做好基金会档案材料的收集、保管、整理、立卷和归档工作,保证归档材料的完整齐全、及时准确,不得以任何借口不交、迟交或将档案资料据为己有。

(四)对于涉密档案,档案管理人员应严格执行保密制度。

第三章  管理内容

第五条 基金会档案是基金会筹备、成立以及活动情况的历史记录,是基金会工作的基础,是基金会工作查考和理论研究的依据。

第六条  归档范围:

(一)凡反映基金会本身及其业务活动、具有查考利用价值的文件资料(公文、传真、图表、名录、电子版资料、书信、报刊、录音、录像等)均属归档范围;

(二)基金会成立、变更等事项的申报、请示等相关文件资料;业务主管单位和管理机关的批复、批示、复函等相关文件资料;

(三)基金会制定的规章制度、秘书处制定内部管理规定及所发文件;

(四)基金会理事会的相关文件资料(会议记录、会议纪要、决议决定等);基金会召开、主办或参加的其他重要会议的相关文件资料(包括会议通知、报告、决议、总结、领导讲话、典型发言、会议记录等);

(五)接受捐赠和基金项目实施管理方面的重要文件材料(含合同、清单和联系函件等);基金会业务活动中所形成的其他重要文件材料;

(六)基金会财务活动的有关记录、报告和履行财务手续的相关文件资料;

(七)基金会有效证照、证件、印章等;

(八)基金会办公电脑中与基金会有关的电子版资料、文件等;

(九)基金会获得的社会荣誉资料;

(十)其他有必要归档管理的资料,包括声像形式记录下来的对基金会工作产生作用的各种资料,上级领导、名人、友人、协作单位提供和赠送的题词、书画、文献资料、有纪念意义的各种工艺制品等。

第四章  管理要求

第七条  基金会材料建档后,要随时整理归档,随时补充新的内容,以保证基金会档案的齐全完整,准确无误。

第八条  基金会归档案卷应遵循文件材料的形成规律和特点,保持文件之间的有机联系,区别不同价值,便于保管和利用。

第九条  建立基金会档案借阅制度,严格执行保密制度。

(一)本基金会人员因公查阅本基金会归档档案,需经过档案管理人员说明事由,方可查阅。若需借用档案须填写档案借阅单,并签字。借用完毕及时归还。

(二)非基金会工作人员如有需要利用档案,须经相关单位批准并经基金会主管领导同意方可查阅。

(三)档案材料一般只提供复印件,原则上不得外借,特殊情况外借须经基金会秘书长批准并备案。档案利用人应按时归还,严格遵守阅档制度,维护档案的完整和安全,不得遗失、污损、涂改、分拆和转借,注意安全保密,严禁擅自翻印、抄录、转借、遗失。违规者,视情节轻重,上报依法处理。

第十条 档案保管措施

(一)购置专门的档案柜,保存档案,档案柜具有防火防盗功能。

(二)配置灭火器、防光、防虫、防尘、防鼠等用品和设备,并及时检查,如发现药物或设备失效要随时更换。

(三)每季度对档案保管的状况进行一次全面检查,如遇特殊情况要及时检查,并作记录,发现问题及时向领导汇报,采取有效措施,保护档案的安全。

第五章  附则

第十一条  本制度由曲阜师范大学孔子教育基金会负责解释。

第十二条  本制度自颁布之日起执行。

 

 

 

 

 

关闭 打印责任编辑:李霞

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